Verwaltungsfachbeamter / Verwaltungsfachbeamtin

Berufsbeschreibung

VerwaltungsfachbeamtInnen sind mit der  Verwaltung des Bundes, der Länder, der Gemeinden und sonstiger öffentlicher Institutionen betraut. Ihre Aufgabenbereiche sind vielschichtig und abhängig von der jeweiligen Verwendungsgruppe und reichen vom Höheren Dienst (= BeamtInnen mit abgeschlossenem Universitätsstudium) bis zu diversen Hilfsdiensten. Je nach Aufgabengebiet und Behörde (z. B. Bundesämter, Landesämter, Pensionsversicherungen) stehen sie in Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen, mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen und Behörden sowie mit den Kundinnen/Kunden ( Parteienverkehr).

siehe auch den Lehrberuf VerwaltungsassistentIn (Lehrberuf).

VerwaltungsfachbeamtInnen der öffentlichen  Verwaltung werden in folgende Verwendungsgruppen eingeteilt.

  • Verwendungsgruppe A: Höherer Dienst (BeamtInnen mit abgeschlossenem Hochschulstudium)
  • Verwendungsgruppe B: Gehobener Dienst (Reifeprüfung, BeamtInnenaufstiegsprüfung)
  • Verwendungsgruppe C: Fachdienst (keine Höhere Schule absolviert, aber aufgrund einer Fachprüfung höherwertige Verwendung)
  • Verwendungsgruppe D: Mittlerer Dienst (Kanzleidienst)
  • Verwendungsgruppe E: Hilfsdienste

Die Aufgabenfelder innerhalb einer Behörde reichen vom technischen Dienst bis hin zu kaufmännischen Tätigkeiten. Aufgabenfelder sind z. B. Wirtschaftsförderung, Schulaufsicht, Bauverwaltung, Verkehrswesen, Polizeiverwaltung, Wohnungsbau, Forstverwaltung oder Wasserwirtschaft.

Die jeweiligen Tätigkeiten sind abhängig von der Verwendungsgruppe. Sie reichen vom Erstellen von Studien und Gutachten, juristischen Beratungen etc. (Verwendungsgruppe A), eigenverantwortlichen Sachbearbeitungen (Verwendungsgruppe B, C) bis hin zu Sekretariatsarbeiten, allgemeinen Bürotätigkeiten und Botendiensten (Verwendungsgruppe D bzw. E). VerwaltungsfachbeamtInnen können im  Parteienverkehr tätig sein (Auskünfte erteilen, Ausweise erstellen und bescheinigen) oder ausschließlich kaufmännische, administrative oder organisatorische Arbeiten erledigen (Personalverrechnung, betriebliches  Rechnungswesen, Büroorganisation etc.).

VerwaltungsfachbeamtInnen arbeiten mit Computer, Laptops, facheinschlägigen Softwareprogrammen und allgemeiner Bürosoftware sowie mit Bürogeräten wie Kopierer, Drucker,  Scanner. Sie verwenden Internet für Recherchen und kommunizieren über E-Governmentsysteme, Telefon und Mobiltelefon, E-Mail, Internet- und Videotelefonie und Onlinemeeting-Tools. Sie führen Formulare, Karteien und Datenbanken und lesen und verwenden darüber hinaus juristische Unterlagen wie Gesetzbücher, Verordnungen, Richtlinien und dergleichen.

VerwaltungsfachbeamtInnen sind je nach Verwendungsgruppe in unterschiedlichen Bereichen tätig, wie z. B. in Bezirkshauptmannschaften, Gemeindeämtern, in den Ministerien, in den Ämtern der jeweiligen Landesregierungen oder in den Pensionsversicherungs- und Krankenversicherungsanstalten.

Sie arbeiten meist in Büros und Besprechungszimmern im Team mit BerufskollegInnen, Vorgesetzten und verschiedenen Fach- und Hilfskräften zusammen. Häufig haben sie in ihrer Tätigkeit auch  Parteienverkehr und daher Kontakt zu Kundinnen und Kunden.

VerwaltungsfachbeamtInnen haben vorwiegend regelmäßige Arbeitszeiten zu den üblichen Amtszeiten. Je nach Verwendungsgruppe und Tätigkeitsbereich können aber auch Mehrarbeit und Überstunden erforderlich sein. In manchen Bereichen ist auch erhöhte Mobilität gefordert, weil öfter Dienstreisen anfallen.

  • Verwaltungsarbeiten der verschiedenen Dienstebenen durchführen
  • MitarbeiterInnen, VerwaltungsassistentInnen anleiten und führen
  • Budget für Büroausstattung, Büromaterialien usw. einteilen
  • Akten, Karteien, Datenbanken und Archive führen
  • Kommunikation und  Korrespondenz durchführen
  • IT und betriebliche  Software anwenden
  • Termine wahrnehmen, an Besprechungen und Sitzungen teilnehmen
  • Dienstreisen durchführen
  • je nach Dienstebene: Verwaltungsabteilungen führen
  • Gesetzestexte, Vorschriften, Richtlinien usw. lesen, kennen, einhalten
  • Parteienverkehr durchführen, Sprechstunden abhalten, Klientinnen/Klienten (Parteien) betreuen
  • Öffentlicher Dienst (Verwaltungseinrichtungen des Bundes, der Länder und der Gemeinden, z. B. Ministerien, Bezirksämter)
  • Öffentliche Institutionen wie z. B. Sozialversicherungen, Einrichtungen des Gesundheitswesens, Finanzämter, Gerichte
  • Bildungseinrichtungen wie Universitäten, Fachhochschulen und Schulen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration Budget Diplomatie E-Government Etat

Whatchado Video-Interviews