KanzleiassistentIn - Rechtsanwaltskanzlei (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Andere Bezeichnung(en): früher: RechtskanzleiassistentIn

 

Berufsbeschreibung

KanzleiassistentInnen im Schwerpunkt Rechtsanwaltskanzlei führen alle Arbeiten im Zusammenhang mit  Verwaltung, Büroorganisation,  Rechnungswesen,  Korrespondenz, KlientInnenbetreuung und Terminorganisation durch. Sie kümmern sich um Aktenzuordnung, Aufnahme und Betreuung von KlientInnen und unterstützen die Rechtsanwälte und -anwältinnen bei einfachen rechtsspezifischen Aufgaben. Sie arbeiten auch bei der Erstellung von Marketingmaterialien wie z. B.  Newsletter mit.

KanzleiassistentInnen in Rechtsanwaltskanzleien arbeiten in Teams mit BerufskollegInnen, Rechtsanwältinnen und -anwälten und anderen MitarbeiterInnen von Rechtsanwaltskanzleien. Sie haben Kontakt zu den Klientinnen und  Klienten der  Kanzlei und beispielsweise zu MitarbeiterInnen von Gerichten und Behörden.

KanzleiassistentInnen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen Rechtsanwälte und RechtsanwältInnen in allen administrativen Aufgaben. Sie protokollieren Verhandlungen und Gespräche mit KlientInnen und  Klienten, bereiten den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden, KlientInnen und andere Parteien vor und erstellen Abrechnungen und stellen Rechnungen und Honorarnoten aus.

KanzleiassistentInnen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen Rechtsanwälte und -anwältinnen (siehe Rechtsanwalt / Rechtsanwältin) und andere MitarbeiterInnen in Rechtsanwaltskanzleien bei allen administrativen und bei einfachen rechtsspezifischen Aufgaben. Ihre Hauptaufgaben liegen im Office Management und bei laufenden Büroarbeiten. Sie organisieren den E-Mail- und Schriftverkehr, nehmen eingehende Anrufe und Schreiben auf, beurteilen, zu welchem Sachverhalt diese gehören und leiten sie an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen weiter. Sie organisieren und koordinieren Besprechungen und Termine mit Klientinnen, Behörden oder ParteienvertreterInnen, aber auch im Team und protokollieren die Gespräche. Außerdem bereiten sie einfache Unterlagen und den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden,  Klienten, andere Parteien und ParteienvertreterInnen vor. Unter Aufsicht der Rechtsanwälte und -anwältinnen arbeiten sie an einfachen/routinemäßigen Verfahren bei Gerichten und Behörden mit (z. B. Mahn-, Exekutions- und Insolvenzverfahren), bei Anträgen (z. B. für das Firmen- und Grundbuch), bei Erklärungen (z. B. Abgabenerklärungen) oder Anmeldungen (z. B. Marken- und Musteranmeldungen).

KanzleiassistentInnen in Rechtsanwaltskanzleien unterstützen aber auch bei Abrechnungen und im  Rechnungswesen. Sie erstellen Abrechnungen und bereiten Honorarnoten vor und arbeiten im Zahlungsverkehr und Mahnwesen mit. Auch bei Marketingaufgaben unterstützen sie, wenn sie z. B.  Newsletter erstellen, Informationsschreiben verfassen, oder bei der Betreuung der Webseite oder von Social Media Kanälen mitarbeiten, indem sie Beiträge erstellen.

Um diese Aufgabe kompetent erfüllen zu können verfügen KanzleiassistentInnen in Rechtsanwaltskanzleien über grundlegende Kenntnisse in relevanten Rechtsbereichen. Dazugehören vor allem Verfahrens-, Zivil-, Grundbuch-, Firmenbuch-, Kosten- und Standesrecht, das Bürgerlichen Recht und Unternehmens- und Abgaberechte. Wichtig sind für KanzleiassistentInnen in Rechtsanwaltskanzleien auch Kenntnisse im Mahn-, Insolvenz- und Exekutionsrecht.

KanzleiassistentInnen in Rechtsanwaltskanzleien arbeiten in Büroräumen an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie arbeiten mit Computer und Laptops, verwenden Internet und verschiedenen, teils auch berufsspezifischen Softwareprogrammen und kommunizieren über Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, aber auch in Webmeetings.
KanzleiassistentInnen bedienen die üblichen Bürogeräte wie z. B. Kopiergeräte, Drucker und  Scanner sowie Telefon- und Gegensprechanlagen. Sie verwenden unterschiedliche (digitale) Formulare und führen Datenbanken, Terminkalender, Journale, Listen, Protokolle und benutzen diverses Büromaterial.

KanzleiassistentInnen in Rechtsanwaltskanzleien arbeiten im Sekretariat von Rechtskanzleien gemeinsam mit Juristinnen und Juristen, siehe Rechtsanwalt / Rechtsanwältin sowie mit BerufskollegInnen und weiteren administrativen oder kaufmännischen Fachkräften. Sie stehen im direkten Kontakt zu Klientinnen und  Klienten (MandantInnen und Mandanten) und zu MitarbeiterInnen von Behörden und Gerichten.

KanzleiassistentInnen arbeiten hauptsächlich während der betriebsüblichen Bürozeiten und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig. Wenn beispielsweise behördliche Fristen eingehalten werden müssen, können auch Mehrarbeit und Überstunden notwendig werden.

  • Arbeiten im Posteingang und Postausgang erledigen
  • Texte und Schriftstücke, wie Unterlagen für Mahn- und Exekutionsverfahren etc., nach Vorgaben erstellen, z. B. für Gerichte, Behörden, KlientInnen usw.
  • Materialbeschaffung, wie z. B. Büromaterial, Dokumente, Büroeinrichtung
  • Rechnungslegung und Arbeiten im Rechnungswesen
  • Arbeiten im Zusammenhang mit Gericht- und Behördenangelegenheiten, insbesondere Fristlegung von Akten, Schriftstücken und Geschäftsstücken durchführen
  • Termine koordinieren, Dienstreisen planen, Verhandlungen und Besprechungen vor- und nachbereiten
  • Behörden, KlientInnen, Parteien anmelden, informieren und betreuen
  • Marketingmaterialien erstellen und verschicken
  • Statistiken, Dateien, Karteien anlegen und warten
  • administrative und verwaltende Tätigkeiten durchführen
  • Mitarbeit bei einfachen Gerichten und Verfahren unter Aufsicht der Rechtsanwältin bzw. des Rechtsanwaltes
  • Rechtsanwaltskanzleien

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Außerstreitverfahren Exekution Judikative Legislative Österreichisches Justizsystem Staatsanwaltschaft Zivilgericht

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