Kanzleiassistent*in - Notariatskanzlei (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Andere Bezeichnung(en): früher: Rechtskanzleiassistent*in

Berufsbeschreibung

Kanzleiassistent*innen im Schwerpunkt Notariatskanzlei führen alle Arbeiten im Zusammenhang mit  Verwaltung, Büroorganisation,  Rechnungswesen,  Korrespondenz, Klient*innenbetreuung und Terminorganisation in Notariatskanzleien durch. Sie kümmern sich um Aktenzuordnung, Aufnahme und Betreuung von Klient*innen, unterstützen die Notare und Notarinnen in einfachen fachlichen Tätigkeiten und arbeiten bei Abrechnungen, im  Rechnungswesen und auch im  Marketing mit, indem sie z. B.  Newsletter erstellen.

Sie arbeiten in Teams mit Vorgesetzten und Berufskolleg*innen sowie externen Fachkräften z. B. Mitarbeiter*innen von Behörden.

In Notariatskanzleien werden öffentliche Urkunden errichtet und die Echtheit von Urkunden, ihre Beweiskraft und Aufbewahrung sichergestellt. Zu solchen Urkunden gehören beispielsweise Kauf-, Miet- und Pachtverträge, Erbschafts-, Schenkungs- und Verzichtsverträge, Statuten und Gesellschaftsverträge oder auch die Beglaubigung der Echtheit von Zeugnissen, Zertifikaten, Abschriften von Originaldokumenten sowie die Bestätigung von Protokollen z. B. von Gesellschaftsversammlungen sowie die Erstellung von Grundbucheingaben.

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien unterstützen Notar*innen und andere Mitarbeiter*innen in Notariatskanzleien bei allen administrativen und bei einfachen rechtsspezifischen Aufgaben. Ihre Hauptaufgaben liegen im Office Management und bei laufenden Büroarbeiten. Sie organisieren den E-Mail- und Schriftverkehr, nehmen eingehende Anrufe und Schreiben auf, beurteilen, zu welchem Sachverhalt diese gehören und leiten sie an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen weiter. Sie organisieren und koordinieren Besprechungen und Termine mit Klientinnen, Behörden oder Parteienvertreter*innen, aber auch im Team und protokollieren die Gespräche. Außerdem bereiten sie einfache Unterlagen und den Schriftverkehr für Gerichte, Behörden,  Klienten, andere Parteien und Parteienvertreter*innen vor. Unter Aufsicht der Notare und Notarinnen arbeiten sie an einfachen/routinemäßigen Verfahren mit (z. B. Adoption, Unterhaltsverfahren, einvernehmliche Scheidung usw.), bei Anträgen (z. B. für das Firmen- und Grundbuch), bei Erklärungen (z. B. Abgabenerklärungen) oder Anmeldungen (z. B. Markenanmeldungen) sowie bei Beurkundungen (z. B. Beglaubigungen).

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien unterstützen aber auch bei Abrechnungen und im  Rechnungswesen. Sie erstellen Abrechnungen und bereiten Honorarnoten vor und arbeiten im Zahlungsverkehr und Mahnwesen mit. Auch bei Marketingaufgaben unterstützen sie, wenn sie z. B.  Newsletter erstellen, bei der Betreuung der Webseite mitarbeiten oder Informationsschreiben verfassen.

Um diese Aufgaben kompetent erledigten zu können, verfügen Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien über grundlegende Kenntnisse in relevanten Rechtsbereichen. Dazugehören z. B. das Verfahrens-, Zivil-, Grundbuch-, Firmenbuch-, Kosten- und Standesrecht, das Bürgerliche Recht sowie Unternehmens- und Abgaberecht. Besonders wichtig sind für Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien Kenntnisse im Erbrecht, in Verlassenschaftsverfahren sowie Erwachsenenschutz-, Miet-, Liegenschafts- und Gesellschaftsrecht, da viele Tätigkeiten der Notariate in diesen Zusammenhängen durchgeführt werden.

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien arbeiten in Büroräumen an modern ausgestatteten Arbeitsplätzen. Sie arbeiten mit Computer und Laptops, verwenden Internet und verschiedenen, teils auch berufsspezifischen Softwareprogrammen und kommunizieren über Telefon, Mobiltelefon, E-Mail, aber auch in Webmeetings.
Kanzleiassistent*innen bedienen die üblichen Bürogeräte wie z. B. Kopiergeräte, Drucker und  Scanner sowie Telefon- und Gegensprechanlagen. Sie verwenden unterschiedliche (digitale) Formulare und führen Datenbanken, Terminkalender, Journale, Listen, Protokolle und benutzen diverses Büromaterial.

Kanzleiassistent*innen in Notariatskanzleien arbeiten im Sekretariat von Notariatskanzleien gemeinsam mit Notar*innen sowie mit Berufskolleg*innen und weiteren administrativen oder kaufmännischen Fachkräften. Sie stehen im direkten Kontakt zu Klientinnen und  Klienten (Mandant*innen und Mandanten) und zu Mitarbeiter*innen von Behörden und Gerichten.

Kanzleiassistent*innen arbeiten hauptsächlich während den betriebsüblichen Bürozeiten und sind viel an Bildschirmarbeitsplätzen tätig. Wenn beispielsweise behördliche Fristen eingehalten werden müssen, können auch Mehrarbeit und Überstunden notwendig werden.

  • Arbeiten im Posteingang und Postausgang erledigen
  • Texte und Schriftstücke wie Urkunden, Markenanmeldungen etc. nach Vorgaben erstellen, z. B. für Gerichte, Behörden, Klient*innen usw.
  • Materialbeschaffung, wie z. B. Büromaterial, Dokumente, Büroeinrichtung
  • Rechnungslegung und Arbeiten im Rechnungswesen
  • Arbeiten im Zusammenhang mit Gericht- und Behördenangelegenheiten, insbesondere Fristlegung von Akten, Schriftstücken und Geschäftsstücken durchführen
  • Termine koordinieren, Dienstreisen planen, Verhandlungen und Besprechungen vor- und nachbereiten
  • Behörden, Klient*innen, Parteien anmelden, informieren und betreuen
  • Marketingmaterialien erstellen und verschicken
  • Statistiken, Dateien, Karteien anlegen und warten
  • administrative und verwaltende Tätigkeiten durchführen
  • Mitarbeit bei einfachen Anträgen und Verfahren unter Aufsicht der Notarin bzw. des Notars
  • Notariatskanzleien

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Außerstreitverfahren Exekutive Judikative Kodizill Kuratel Legislative Mandat Österreichisches Justizsystem Staatsanwaltschaft Testator Zivilgericht

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