Event-ManagerIn

Berufsbeschreibung

Event-ManagerInnen planen und organisieren Großveranstaltungen im Sport-, Kultur- und Unterhaltungsbereich, wie zum Beispiel Festivals, Konzerte, Konferenzen, Tagungen und Messen und Tagungen. Im privatwirtschaftlichen Bereich organisieren sie für Unternehmen diverse  Marketing-, PR- und Verkaufsveranstaltungen.

Event-ManagerInnen  evaluieren das Zielpublikum (welches das Event besuchen wird), holen Angebote von Serviceanbietern (Musik, Catering, Dekoration) ein und bestimmen und buchen den Veranstaltungsort ("Location"). Sie wickeln den Telefon-, E-Mail- und Schriftverkehr ab, erstellen das Event-Programm und versenden Einladungen, Prospekte und Broschüren.
Event-ManagerInnen arbeiten im Team mit Fachkräften aus den Bereichen wie  Werbung, PR, Event-Technik und Catering zusammen.

Event-ManagerInnen sind für die Konzeption, Planung und Durchführung von Veranstaltungen aller Art zuständig. Dazu zählen Veranstaltungen im Kunst/Kultur-, Freizeit/Sport- und Wissenschaftsbereich, sowie Veranstaltungen von Unternehmen wie Betriebsfeiern, Jubiläen oder Produkteinführungen. Sie arbeiten bei PR- oder Veranstaltungsagenturen, bei kulturellen Institutionen wie Theaterbühnen, Konzerthäuser oder bei Messe-, Tagung- und Kongresszentren.

Ihr Aufgabenbereich ist sehr umfangreich: sie gestalten und konzipieren Programme, erstellen Arbeits- und Ablaufpläne, holen Angebote für die technische Ausstattung (wie Licht, Musik, Video, Bühne) und buchen Catering- und Security-Dienste. Sie kalkulieren die Kosten und achten auf die Einhaltung von Budgets. Sie führen weiters die Presse- und Werbearbeit durch und verschicken Informationen, Broschüren und Einladungen.
Sie informieren die  Medien über das Event und leiten Werbemaßnahmen wie die Schaltung von Werbespots und Inseraten in Zeitungen, TV oder Hörfunk ein. Darüber hinaus verhandeln sie Verträge mit KünstlerInnen, MusikerInnen und Vortragenden.

In erster Linien sind die für den reibungslosen Ablauf aller Programmpunkte am Eventtag zuständig. Während der Veranstaltung überwachen und koordinieren sie den Ablauf und stehen für "Troubleshooting" bereit, d.h. sie greifen sofort aus, falls es Probleme gibt (z.B Ausfall von Technik, nicht-eintreffendes Catering und dergleichen). Nach Ablauf des Events rechnen sie die Kosten ab und kontrollieren das  Budget. Nach Ablauf einer Veranstaltung rechnen sie die Kosten ab und kontrollieren das  Budget.

Event-ManagerInnen arbeiten mit Computern und Laptops und betrieblichen Softwareprogrammen. Zur effizienten Kommunikation verwenden sie Telefonanlagen, Mobiltelefone, eventuell auch Funkgeräte, aber auch Video- und Onlinekommunikation. Sie bedienen Drucker,  Scanner, Fax- und Kopiergeräte, führen Datenbanken und Dokumentationen und verwenden diverses Büromaterial. Für ihre Präsentationen benutzen sie Flipcharts, Beamer und Videos.

Event-ManagerInnen arbeiten in Büroräumen, in Veranstaltungs-, Messe- und Konzerthallen, in diversen Ausstellungs-, Kongress- und Seminarräumlichkeiten und im Freien auf Veranstaltungsgeländen. Je nach Aufgabengebiet bzw. je nach Event arbeiten sie mit verschiedenen Fachkräften aus den Bereichen Tourismus, Gastronomie, Kultur,  Medien und  Marketing zusammen. Für technische Angelegenheiten stehen sie mit VeranstaltungstechnikerInnen (siehe Veranstaltungstechnik (Lehrberuf)) sowie mit LichttechnikerInnen und TontechnikerInnen in Kontakt.

Da Events häufig am Abend oder an Wochenenden stattfinden, sind Event-ManagerInnen auch dann im Einsatz, wenn andere Menschen frei haben und beispielsweise die Events besuchen, die von Event-ManagerInnen organisiert werden. Events unterliegen oft einem straffen Zeitplan, deshalb muss der Event-ManagerInnen in der Lage sein unter zeitlichem Druck zu arbeiten. Auch mit Mehrarbeit und Überstunden muss in diesem Beruf gerechnet werden. Außerdem müssen Event-ManagerInnen mobil sein, da die Veranstaltung häufig an wechselnden Orten stattfinden.

  • Events/Veranstaltungen planen, organisieren und durchführen
  • Besprechungen mit AuftraggeberInnen durchführen,  Budget- und Kostenrahmen festlegen
  • Angebote und Kostenvoranschläge einholen
  • Veranstaltungsorte (Locations) auswählen und buchen
  • technische Ausstattung und technisches Personal organisieren
  • Serviceleistungen wie Catering, Dekoration, Security buchen und organisieren
  • Zeit- und Ablaufpläne erstellen
  • mit KünsterlerInnen, MusikerInnen, ModeratorInnen usw. verhandeln und Verträge vergeben
  • Einladungen aussenden,  Medien informieren, Werbemaßnahmen veranlassen
  • den Ablauf des Events überwachen und koordinieren, für Troubleshooting bereitstehen, Probleme lösen
  • Kosten und Budgets kontrollieren, Nachbesprechung durchführen
  • Betriebsbücher, Dokumentationen, Datenbanken führen
  • Event-, Veranstaltungs- und Werbeagenturen
  • Kultur- und Sportorganisationen
  • Messe- und Kongressveranstalter
  • Tourismusbetriebe (Hotels, Thermen,  Wellness Resorts)
  • Theater, Opern- und Konzerthäuser
  • Museen und Galerien
  • Marketing großer Unternehmen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Briefing Fundraising Incentive Events Public Marketing Public Relations (PR) Rider Sponsoring

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