Büroangestellter / Büroangestellte

Berufsbeschreibung

Büroangestellte sind kaufmännische MitarbeiterInnen eines Betriebes und als solche für verschiedene Tätigkeiten und Aufgaben in  Verwaltung, Organisation, Buchhaltung oder Lohnverrechnung zuständig. Sie führen die betriebliche  Korrespondenz (Briefe schreiben, E-Mails versenden) durch und führen Telefonate mit Kundinnen/Kunden, Lieferantinnen/Lieferanten sowie mit Ämtern und Behörden.
Büroangestellte arbeiten in Unternehmen aller Größen und Branchen im Team mit BerufskollegInnen, Vorgesetzten und MitarbeiterInnen anderer Abteilungen.

Siehe auch: Bürokaufmann / Bürokauffrau (Lehrberuf) oder SachbearbeiterIn.

Büroangestellte arbeiten in allen Bereichen eines Unternehmens. Sie übernehmen zumeist allgemeine, organisatorische und kaufmännische Aufgaben sowie Aufgaben der Büroleitung und Büroorganisation. Als AssistentInnen der Geschäftsleitung bereiten sie Unterlagen für ihre Vorgesetzten ( AbteilungsleiterInnen und ManagerInnen) vor. Sie erstellen Geschäftsberichte, bereiten Präsentationen vor und koordinieren Meetings und Termine.
Sie befassen sich mit aktuellen Entwicklungen wie KundInnenorientierung (Customer-Relationship-Management), Qualitäts-Management, Informations-Management und Projekt-Management.

Je nach Aufgabenbereich und Spezialisierung arbeiten Büroangestellte in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens wie z. B. Einkauf, Lagerhaltung, Bestellwesen,  Rechnungswesen, Personal,  Marketing und  Werbung usw. Bei Besprechungen und Verhandlungen führen sie Aufzeichnungen und Protokolle. Sie kommunizieren mit GeschäftspartnerInnen, KundInnen und LieferantInnen, sowie mit Ämtern und Behörden. Sie leiten Informationen und Anweisungen von Vorgesetzten an die MitarbeiterInnen der betrieblichen Stellen weiter und bilden daher einen wichtigen Kommunikationsknotenpunkt eines Unternehmens. Weiters bereiten sie Geschäftstreffen, Tagungen und Dienstreisen vor.

Büroangestellte arbeiten mit PCs, Computern, Laptops und Bürosoftware und betrieblichen Softwareprogrammen, sowie mit Datenbanken, Karteien und Archiven und führen Ordner, Mappen und Listen. Sie verwenden diverses Büromaterial und hantieren mit Büro- und Kommunikationsgeräten wie Kopierer,  Scanner, Drucker, Telefonen und Mobiltelefonen.

Büroangestellte arbeiten in den Räumlichkeiten von Büros und Sekretariaten sowie in Konferenz- und Besprechungsräumen. Sie arbeiten eigenständig sowie im Team mit BerufskollegInnen und MitarbeiterInnen der verschiedenen betrieblichen Bereiche. Je nach Aufgabenbereich haben sie Kontakt zu KundInnen und zu LieferantInnen.

  • Bürowesen und Büroorganisation; Ablage- und Ordnungssysteme führen
  • Telefon- und Schriftverkehr durchführen
  • Buchhaltung und Kostenrechnung vorbereiten
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung (Personalverrechnung) vorbereiten
  • Bestellungen durchführen, Lagerbestände kontrollieren
  • eingehende Waren prüfen, Inventuren zum Jahresende durchführen
  • Auftrags- und Rechnungsbearbeitung (Auftragsannahme)
  • Kunden- und Mahnwesen: Zahlungseingänge überwachen, Mahnbriefe schreiben
  • Telefonate entgegennehmen, Termine einteilen und koordinieren
  • mit Geschäftspartnern, KundInnen und LieferantInnen kommunizieren
  • Geschäftstreffen, Tagungen, Dienstreisen etc. vorbereiten
  • Klein-, Mittel- und Großbetriebe des Handels, des Gewerbes und der Industrie
  • Dienstleistungsunternehmen wie Banken, Versicherungen
  • Öffentliche  Verwaltung (Bund, Länder und Gemeinden)

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Betriebliches Rechnungswesen Bonität Briefing Customer Relationship Management Debitoren Protokoll

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