Finanz- und Rechnungswesenassistenz (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Andere Bezeichnung(en): früher: Buchhaltung (Lehrberuf)

 

Berufsbeschreibung

Ohne Buchhaltung hätte ein Betrieb kaum einen Überblick über seine Finanzen. Finanz- und Rechnungswesenassistenten und -assistentinnen überwachen alle Geldein- und -ausgänge und sind für die laufende Aufzeichnung (Verbuchung) der Geschäftsvorgänge anhand von Belegen (z. B. Rechnungen, Inventuraufzeichnungen) verantwortlich. Außerdem unterstützen sie bei der Lohn- und Gehaltsverrechnung, arbeiten bei der Erstellung von Jahresabschlüssen mit und sind für die ordnungsgemäße Ablage aller Unterlagen zuständig.

Finanz- und Rechnungswesenassistenten und -assistentinnen arbeiten in Unternehmen aller Branchen und Größen. Für ihre Tätigkeiten verwenden sie spezielle Softwareprogramme (Buchhaltungsprogramme) und wickeln Meldungen an das Finanzamt und an Sozialversicherungsanstalten über Onlineportale wie FinanzOnline und  ELDA ab. Je nach Art und Größe eines Betriebes erledigen sie ihre Aufgaben eigenständig oder gemeinsam mit Kolleginnen/Kollegen und MitarbeiterInnen anderer Abteilungen.

Die Buchhaltung steht im Zentrum jedes Unternehmens. Hier laufen alle wichtigen Daten zusammen: Aufwände und Erträge, Informationen über  Anlagevermögen und -kapital, Lohn- und Gehaltsverrechnung, Steuerangelegenheiten usw. Auf den Daten der Buchhaltung basiert die Kostenrechnung (Feststellung von Fixkosten, Herstellungskosten usw.). Diese wiederum liefert die Entscheidungsgrundlage der Produktions- und Leistungsplanung und Preiskalkulation. Die meisten Arbeitsvorgänge in der Buchhaltung werden heute mittels spezieller Softwareprogramme durchgeführt. Meldungen an Behörden (Finanzämter, Sozialversicherungsanstalten) erfolgen über Onlineportale (FinanzOnline,  ELDA). Umfangreiche generelle IT-Kenntnisse und Kenntnisse der Buchhaltungsprogramme sind daher grundlegend für diesen Beruf.

Je nach Größe des Betriebes führen Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten verschiedene Buchführungssysteme (einfache Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder  Doppelte Buchhaltung) durch: die einfache Buchhaltung ist eine reine Gegenüberstellung von Einnahmen- und Ausgaben und wird bei Kleinunternehmen angewendet oder wenn bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. In der doppelten Buchführung werden einerseits Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt, andererseits über Umlauf- und  Anlagevermögen, Eigen- und Fremdkapital. Die Ergebnisse geben Aufschluss über den Erfolg eines Unternehmens, dargestellt in der Gewinn- und Verlustrechnung und über die allgemeine finanzielle Situation des Unternehmens, dargestellt in der  Bilanz. Bilanzen werden meist für einen bestimmten Zeitraum (z. B. ein Jahr) und zu einem bestimmten Stichtag (meist der 31.12.) erstellt.

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten sammeln und ordnen Belege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Lieferscheine), dadurch wird die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge sicher gestellt. Sie überprüfen die Richtigkeit der Belege, vergeben laufende Nummern und kontieren die Belege, d. h. die für die Verbuchung erforderlichen Nummern der Buchhaltungskonten werden auf den Belegen vermerkt. Anschließend werden die Buchungen in das verwendete Softwareprogramm (z. B.  SAP) übertragen. Am Monatsende bereiten Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten die (zumeist digitalen) Formulare und Listen für die Entrichtung von Steuern und Abgaben vor (z. B. Umsatzsteuer, Lohnabgaben) und führen die Meldungen an die Behörden über Onlinemeldesysteme durch (FinanzOnline und  ELDA). Sie bereiten regelmäßig Kennzahlen und Zwischenberichte für das  Controlling und die Geschäftsführung auf und arbeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Kostenrechnung mit. Außerdem unterstützen sie BilanzbuchhalterInnen und SteuerberaterInnen bei den Jahresabschlussarbeiten.

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten sorgen dafür, dass die Buchhaltung nicht nur elektronisch gut dokumentiert ist, sondern auch, dass alle schriftlichen Unterlagen (Rechnungen, Bankauszüge, Inventuren, Auswertungen und Statistiken usw.) sorgfältig und nachvollziehbar abgelegt werden, sodass auch nach längerer Zeit leicht darauf zugegriffen werden kann; z. B. im Zuge von externen oder internen Betriebsprüfungen.

Immer mehr Aufgaben in der Buchhaltung können heute (teil)automatisiert durchgeführt werden. Durch die zunehmende Digitalisierung des Belegwesens wird es auch möglich, die Belege automatisch einzulesen, zu kontieren und zu verbuchen. Dadurch werden für Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten andere Aufgaben wichtiger, wie die laufende Kontrolle der teilautomatisierten Abläufe, Erstellung von Auswertungen und Berichten, Unterstützung bei Abschlussarbeiten usw.

Vergleiche dazu auch den Nicht-Lehrberuf BuchhalterIn.

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten arbeiten am Computer und benützen für ihre Arbeit spezielle Software-Programme (Buchhaltungs-, Lohnverrechnungs- und Kostenrechnungsprogramme) sowie Onlinemeldesysteme (FinanzOnline,  ELDA). Sie hantieren mit Formularen (z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen, Einkommensteuererklärungen) und Belegen (Rechnungen, Zahlungsbelege usw.), erstellen und beurteilen Kennzahlensysteme und Statistiken und führen Ablagesysteme. Neben den verschiedenen Büro- und Kommunikationsgeräten (Rechenmaschinen, Telefon, Kopierer, Drucker usw.) arbeiten Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten, insbesondere bei der Mitarbeit im Bereich Bilanzierung, häufig mit Fachliteratur und Gesetzestexten.

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten sind in den Büros von Unternehmen aller Branchen und Größen tätig. Ihre Aufgaben erledigen sie sowohl eigenständig als auch im Team mit ihren Kolleginnen/Kollegen und MitarbeiterInnen anderer Abteilungen. Vor allem arbeiten sie mit Kolleginnen/Kollegen aus dem Finanz- und  Rechnungswesen (z. B. BilanzbuchhalterIn, LohnverrechnerIn, KostenrechnerIn, ControllerIn), dem Personalwesen, der Geschäftsleitungen und der IT zusammen.

Sie stehen in Kontakt zu SteuerberaterInnen und WirtschaftsprüferInnen, MitarbeiterInnen von Banken (siehe z. B. Bankkaufmann / Bankkauffrau (Lehrberuf)) und Finanzbehörden (siehe z. B. Finanzbeamter / Finanzbeamtin, Steuerassistenz (Lehrberuf)). Je nach Größe des Unternehmens haben sie teilweise auch Kontakt zu Kunden/Kundinnen und Lieferanten.

Finanz- und Rechnungswesenassistentinnen und -assistenten arbeiten fast ausschließlich im Sitzen und überwiegend an Computerarbeitsplätzen an Bildschirmen. Während sich ihre Arbeitszeit grundsätzlich nach den betriebsüblichen Bürozeiten richtet, können zu bestimmten Stichtagen (z. B. Bilanzstichtag, Auswertung von Quartalszahlen, Abgabe von Finanzamtsmeldungen) auch Mehrarbeit oder Überstunden notwendig werden, um Fristen einzuhalten.

  • Daten für die Buchführung und für die Lohn- und Gehaltsverrechnung erfassen und kontrollieren
  • Buchführungsarbeiten durchführen
  • Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse vorbereiten
  • bei Bilanzierungsarbeiten (Jahresabschlussarbeiten) mitwirken
  • monatliche Umsatzsteuervoranmeldungen vorbereiten
  • Lohn- und Gehaltsverrechnungen durchführen
  • Inventuren vorbereiten und erstellen
  • Abrechnungen mit Sozialversicherungsanstalten und Steuerbehörden durchführen; insbesondere über Onlinemeldesysteme
  • z. B. Umsatzsteuervoranmeldungen und andere laufende Abgaben berechnen, Formulare erfassen und einreichen
  • Zahlungsverkehr mit Behörden, Geld- und Kreditinstituten abwickeln
  • Daten und Kennzahlen auswerten, Statistiken erstellen
  • Unternehmen aller Branchen, die ihre Buchhaltung selbst führen
  • Selbstständige BilanzbuchhalterInnen
  • Steuerberatungen und Wirtschaftstreuhandunternehmen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Anlagevermögen Betriebliches Rechnungswesen Bilanz Bonität Budget Doppelte Buchhaltung ELDA IFRS ökonomisch Passiva SAP Umlaufvermögen US-GAAP

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