Verwaltungsfachbeamter/Verwaltungsfachbeamtin

Berufsbeschreibung

VerwaltungsfachbeamtInnen sind mit der Verwaltung des Bundes, der Länder, der Gemeinden und sonstiger öffentlicher Institutionen betraut. Ihre Aufgabenbereiche sind vielschichtig und abhängig von der jeweiligen Verwendungsgruppe und reicht vom Höheren Dienst (= BeamtInnen mit abgeschlossenem Universitätsstudium) bis zu diversen Hilfsdiensten. Je nach Aufgabengebiet und Behörde (z. B. Bundesämter, Landesämter, Pensionsversicherungen) stehen sie in Kontakt mit Kolleginnen und Kollegen, mit MitarbeiterInnen anderer Abteilungen und Behörden sowie mit den Kundinnen/Kunden (Parteienverkehr).

VerwaltungsfachbeamtInnen der öffentlichen Verwaltung werden in folgende Verwendungsgruppen eingeteilt.

  • Verwendungsgruppe A: Höherer Dienst (BeamtInnen mit abgeschlossenem Hochschulstudium)
  • Verwendungsgruppe B: Gehobener Dienst (Reifeprüfung, BeamtInnenaufstiegsprüfung)
  • Verwendungsgruppe C: Fachdienst (keine Höhere Schule absolviert, aber aufgrund einer Fachprüfung höherwertige Verwendung)
  • Verwendungsgruppe D: Mittlerer Dienst (Kanzleidienst)
  • Verwendungsgruppe E: Hilfsdienste

Die Aufgabenfelder innerhalb einer Behörde reichen vom technischen Dienst bis hin zu kaufmännischen Tätigkeiten. Aufgabenfelder sind z. B. Belange der Wirtschaftsförderung, der Schulaufsicht, der Bauverwaltung, des Verkehrswesens, der Polizeiverwaltung, des Wohnungsbaus, der Forstverwaltung oder der Wasserwirtschaft.

Die jeweiligen Tätigkeiten sind abhängig von der Verwendungsgruppe. Sie reichen vom Erstellen von Studien und Gutachten, juristischen Beratungen etc. (Verwendungsgruppe A), eigenverantwortlichen Sachbearbeitungen (Verwendungsgruppe B, C) bis hin zu Sekretariatsarbeiten, allgemeinen Bürotätigkeiten und Botendiensten (Verwendungsgruppe D bzw. E). VerwaltungsfachbeamtInnen können im Parteienverkehr tätig sein (Auskünfte erteilen, Ausweise erstellen und bescheinigen) oder ausschließlich kaufmännische, administrative oder organisatorische Arbeiten erledigen (Personalverrechnung, betriebliches  Rechnungswesen, Büroorganisation etc.)

siehe auch den Lehrberuf VerwaltungsassistentIn (Lehrberuf)

Die Arbeitsmittel von VerwaltungsfachbeamtInnen unterscheiden sich je nach Verwendungsgruppe und konkretem Aufgabengebiet. In allen Verwendungsgruppen arbeiten Verwaltungsfachbeamte und -beamtinnen aber mit modernen Kommunikations- und Informationsmitteln (Computer, Internet, Fax, Telefon), die im Bürobetrieb benötigt werden, Formularen, Datenbanken und alltäglichem Büromaterial. In der Verwendungsgruppe A kommen z. B. häufig fachspezifische juristische Unterlagen (Gesetzestexte, Kodex) oder Statistiken hinzu.

VerwaltungsfachbeamtInnen sind je nach Verwendungsgruppe in unterschiedlichen Bereichen tätig, so z. B. in Bezirkshauptmannschaften, Gemeindeämtern, in den Ministerien, in den Ämtern der jeweiligen Landesregierungen oder in den Pensionsversicherungs- und Krankenversicherungsanstalten. Sie arbeiten meist in Büroräumlichkeiten mit Kolleginnen/Kollegen oder externen SpezialistInnen ihres Fachgebietes zusammen. Häufig haben sie in ihrer Tätigkeit auch Parteienverkehr und damit Kontakt zu Kundinnen/Kunden (Parteien) der jeweiligen Behörde oder Einrichtung; in Schulen und Universitäten z. B. zu SchülerInnen und StudentInnen.

  • Verwaltungsarbeiten der verschiedenen Dienstebenen durchführen
  • MitarbeiterInnen, VerwaltungsassistentInnen anleiten und führen
  • Budget für Büroausstattung, Büromaterialien usw. einteilen
  • Akten, Karteien, Datenbanken und Archive führen
  • Kommunikation und  Korrespondenz durchführen
  • EDV und betriebliche  Software anwenden
  • Termine wahrnehmen, an Besprechungen und Sitzungen teilnehmen
  • Dienstreisen durchführen
  • je nach Dienstebene: Verwaltungsabteilungen führen
  • Gesetzestexte, Vorschriften, Richtlinien usw. lesen, kennen, einhalten
  • Parteienverkehr durchführen, Sprechstunden abhalten, Klientinnen/Klienten (Parteien) betreuen
  • Öffentlicher Dienst (Verwaltungskörperschaften des Bundes, der Länder und der Gemeinden, z. B. Ministerien, Bezirksämter)
  • Öffentliche Institutionen wie z. B. Sozialversicherungen, Einrichtungen des Gesundheitswesens, Finanzämter, Gerichte
  • öffentliche Universitäten und Schulen

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Administration Budget Diplomatie Etat

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